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　　會議效率不高的原因及預(yù)防性管理
　　
　　1、會議的通病──效率不高
　　
　　小王是一家公司的職員，他對公司會議有自己的一些想法，他的想法反映了許多公司會議的某些現(xiàn)狀，值得我們思考。
　　
　　很多公司往往由於以下原因，開會效率低下：
　　
　　公司的主管都不知道何時(shí)是開會的最好時(shí)機(jī)。許多重要的會都安排在周五下午開，或非要安排在事務(wù)繁忙的周一開。
　　
　　許多主管對於何時(shí)開會幾乎都不徵詢員工的意見。這使得員工疲於奔命，甚至得延後或放棄叁加其他會議。
　　
　　有些必須到會的員工，因爲(wèi)已經(jīng)與重要客戶或政府官員有約在先，根本不能出席，這使得會議討論很難進(jìn)行。而到場的人往往并非與議題關(guān)系最密切的人，所以準(zhǔn)備不充分或者根本來不及準(zhǔn)備。
　　
　　時(shí)下有一句很流行的話──最近比較煩，對太多像小王一樣的職場人士來說，這句話可以改爲(wèi)開會比較煩.開會之所以煩，用小王的話來說，就是會議常在毫無章法的狀況下進(jìn)行，甚至毫無意義地延長時(shí)間，即使有決議，質(zhì)量也很低，簡而言之，會議效率不高。因此，尋找致使會議效率不高的原因就顯得格外重要。
　　
　　2、會議效率不高的原因會議效率不高通常由以下7種原因造成。在這7種原因中，有3種原因是會議的致命傷，需要格外警惕。這3種原因是：主持人的技能、會議的地點(diǎn)以及會議的準(zhǔn)備工作。
　　
　　高效會議的八大特徵
　　
　　與低效率會議相對的就是高效會議，高效會議充分克服了致使會議效率不高的種種不利因素。高效會議具有8大特徵。
　　
　　建議在正式召開會議之前，將高效會議的8大特徵一一列出，并隨時(shí)檢驗(yàn)，充分做好預(yù)防性管理，使即將召開的會議能夠成爲(wèi)真正意義上的高效會議。
　　
　　會議規(guī)范
　　
　　會議規(guī)范包含3個(gè)部分：會議時(shí)間安排的規(guī)范、固定的會議流程規(guī)范以及會議規(guī)范本身。
　　
　　1、會議時(shí)間安排的規(guī)范
　　
　　上午8-9點(diǎn)之間，正是員工從家到公司，準(zhǔn)備開始一天工作的時(shí)候。這個(gè)時(shí)候的員工，心緒尚且混亂，還需一段時(shí)間才能進(jìn)入工作狀態(tài)。因此，試圖在這一時(shí)間段舉行會議、試圖讓員工回應(yīng)會議提議或進(jìn)行業(yè)務(wù)分析，從人的生理和心理角度來看，是不現(xiàn)實(shí)的。
　　
　　上午9-10點(diǎn)之間，員工已經(jīng)開始進(jìn)入工作狀態(tài)。在這個(gè)時(shí)間段最適合進(jìn)行一對一的會談，同樣也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會談的最佳時(shí)機(jī)。
　　
　　上午10-12點(diǎn)或下午1-3點(diǎn)之間，最適合調(diào)動員工集思廣益。大家利用頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點(diǎn)子、新方法。
　　
　　下午3-5點(diǎn)之間，最好不要安排會議。這個(gè)時(shí)段的員工開始進(jìn)入一天當(dāng)中的倦怠期，人人希望馬上回家，在這個(gè)時(shí)段舉行會議往往會事倍功半。
　　
　　2、會議規(guī)范本身
　　
　　會議規(guī)范是指大家達(dá)成共識的會議守則。會議規(guī)范主要包括以下條款：
　　
　　所有與會者將每周工作安排時(shí)間表交給會議安排人，以找出最適宜所有叁會人的開會時(shí)間。
　　
　　超過1小時(shí)的會議應(yīng)有書面通知、議程表及相關(guān)資料。
　　
　　所有與會者都要準(zhǔn)備在會上發(fā)言。
　　
　　準(zhǔn)時(shí)開始，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。
　　
　　各業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人對決議能否達(dá)成負(fù)直接責(zé)任。
　　
　　所有與會者應(yīng)知道維護(hù)別人的尊嚴(yán)，不在會中羞辱別人，這條規(guī)則最重要，需特別注意。
　　
　　意見不同是好事，議論才能面面俱到，甚至有人扮黑臉.會議結(jié)束2-3天後，所有與會者應(yīng)拿到會議記錄。
　　
　　所有與會者應(yīng)承擔(dān)起對會議質(zhì)量進(jìn)行反饋的職責(zé)。
　　
　　必要時(shí)請第三方監(jiān)控，以保證會議質(zhì)量。
　　
　　固定的會議流程規(guī)范
　　
　　固定的會議流程規(guī)范主要包括一個(gè)中心、兩個(gè)基本點(diǎn)。
　　
　?。?）一個(gè)中心一個(gè)中心是指整個(gè)會議的議程。一個(gè)中心包括：
　　
　　會議的開始，具體包括：致歡迎詞；闡明會議目的；交流會議議程；介紹時(shí)間安排、相關(guān)規(guī)章制度；指定會議記錄人。
　　
　　進(jìn)行會議討論，可以分爲(wèi)不同的議程，比如議程一、議程二、議程三等。具體包括：分享話題和目標(biāo)；交流資訊；産生主意、做決定、確認(rèn)行動；總結(jié)。
　　
　　結(jié)束會議，具體包括：總結(jié)；安排下次會議。
　　
　?。?）兩個(gè)基本點(diǎn)兩個(gè)基本點(diǎn)是指會議的一頭一尾，即會議開始前的準(zhǔn)備和會議結(jié)束後的跟蹤，這兩個(gè)基本點(diǎn)是最容易被忽視的。但是，它們卻是保證會議成敗的關(guān)鍵。所以，一個(gè)規(guī)范的會議流程必須包含會前的準(zhǔn)備工作與會後的跟蹤工作。會前的準(zhǔn)備工作與會後的跟蹤工作具體包括寫、發(fā)備忘錄，制定跟蹤計(jì)劃，以及安排下次做匯報(bào)的人選等。
　　
　　 會議效率不高是當(dāng)前許多會議的現(xiàn)狀。因此，找出會議效率低下的原因就顯得格外重要。通常有7大因素致使會議效率低下，針對這些因素，應(yīng)在會前充分做好預(yù)防性管理。
　　
　　與此同時(shí)，清楚了解什麼是高效會議、會議規(guī)范有哪些也至關(guān)重要，只有掌握了這些，才能從正面引導(dǎo)我們?nèi)绾翁岣邥h的效率。